POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CONTENIDO
1. Objetivo.
2. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales.
3. Definiciones.
4. Principios.
5. Derechos de titular.
6. Deberes del responsable del tratamiento de datos personales.
7. Tratamiento y finalidades.
8. Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos
de los titulares de datos personales.
9. Legislación aplicable.
10. Vigencia.
1. OBJETIVO
PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. está comprometido con la seguridad de la
información personal de sus grupos de interés en general y por tanto presenta la política
de tratamiento en materia de protección de datos personales (en adelante la “política”), de
conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás
disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
Nombre: PUNTONET INSUPERABLE S.A.S.
Nit.: 900.868.612 – 8
Dirección: Carrera 2 N° 8 – 05 Local 2153 de Neiva.
Teléfono: 3132429864
e-mail: gerenciapuntonetinsuperablesas@gmail.com
3. DEFINICIONES
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable,
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación.
f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento.
g) Políticas de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales: Se refiere al
presente documento.
h) Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la
Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la
autorización en los casos establecidos en la Ley.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.
j) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS
a) Acceso y circulación restringida: PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. realizará el
Tratamiento en sujeción a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos
personales que recolecta en sus Bases de Datos.
b) Confidencialidad: PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. garantiza la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la
Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
c) Finalidad: El Tratamiento realizado por PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. obedece a
una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al
Titular al momento de obtención de su autorización por los diferentes medios dispuestos
para tal fin y que además se encuentra contenida en la presente Política.
d) Legalidad: El Tratamiento que realiza PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. se sujeta a
las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la
desarrollen.
e) Libertad: PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. ejerce el Tratamiento cuando cuenta con
el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular o en aquellos casos en los que
se hace necesario en virtud de la vinculación legal o contractual que existe con el Titular.
Los datos personales no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o
en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
f) Seguridad: La información contenida en las Bases de Datos de PUNTONET
INSUPERABLE S.A.S., se maneja con la implementación de las medidas técnicas,
humanas y administrativas que se hacen necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Transparencia: PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. garantiza al Titular su derecho a
obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan.
h) Veracidad o calidad: PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. procura que la información
sujeta a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible y se abstiene de realizar el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
5. DERECHOS DEL TITULAR
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PUNTONET
INSUPERABLE S.A.S. o los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los Derechos antes
mencionados podrán ser ejercidos:
(i) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
(ii) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
(iii) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
(iv) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén
facultadas para representarlos.
6. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la reglamentación aplicable, copia
de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que
le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado
del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en
la reglamentación aplicable.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
reglamentación aplicable.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la reglamentación aplicable y en especial, para la atención de
consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra
en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no
haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
PUNTONET INSUPERABLE S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento
de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así
como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa,
circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes
tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación,
trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores,
acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:
A) Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales.
• Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales
(incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por PUNTONET
INSUPERABLE S.A.S.
• Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y
análisis estadísticos para usos internos.
• Controlar el acceso a las oficinas de PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. y establecer
medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los
Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás
autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a
personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la
enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas,
consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las
finalidades antes mencionadas.
• Transferir la información recolectada a distintas áreas de PUNTONET INSUPERABLE
S.A.S. para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo,
tesorería, contabilidad, entre otros).
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de
mandatos judiciales o legales.
• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de PUNTONET
INSUPERABLE S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas.
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean
necesarias para desarrollar el objeto social de PUNTONET INSUPERABLE S.A.S.
B) Finalidades específicas de datos personales de nuestros Clientes.
• Para cumplir las obligaciones contraídas por PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. con
sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos.
• Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por
PUNTONET INSUPERABLE S.A.S.
• Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos.
• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Clientes, mediante el envío de
información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera
e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas,
respecto de sus deudores.
• Para mejorar, promocionar y desarrollar los productos ofertados.
• Capacitar vendedores en aspectos básicos de gestión comercial de los productos
ofrecidos por PUNTO NET INSUPERABLE S.A.S.
• Controlar el acceso a las oficinas de PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. y establecer
medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
• Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de PUNTONET INSUPERABLE
S.A.S., incluyendo descargas de contenidos y formatos.
8. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES,
CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS
PERSONALES
Los Titulares de Datos Personales tratados por PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. tienen
derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así
como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación
cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que
justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.
Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a
través de la presentación de la solicitud respectiva son:
• Comunicación dirigida a PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. a la dirección carrera 2 N° 8
– 05 Local 2153 de Neiva Huila.
• Solicitud presentada a PUNTO NET INSUPERABLE S.A.S. al correo electrónico:
gerenciapuntonetinsuperable@gmail.com.
Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros
autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes
derechos:
A) Procedimiento para la realización de peticiones y consultas.
• El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin,
podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de
cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
• El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante,
la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea
formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en
representación de aquél, se tendrá por no presentada.
• La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de
contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una
descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular
busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
• Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta,
PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
• Las peticiones y/o consultas serán atendidas por PUNTONET INSUPERABLE S.A.S.
en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo
de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho
término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso
podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B) Procedimiento para la realización de quejas y reclamos.
De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el
Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por PUNTONET
INSUPERABLE S.A.S. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante a PUNTO NET INSUPERABLE
S.A.S., la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
• El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante,
la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea
formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en
representación de aquél, se tendrá por no presentada.
• La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser
presentada a través de los medios habilitados por PUNTONET INSUPERABLE S.A.S.
indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente
información:
✓ El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la
respuesta.
✓ Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su
representante con la respectiva autorización.
✓ La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular
busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
• Si la solicitud se presenta incompleta, PUNTONET INSUPERABLE S.A.S. deberá
requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin
que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de
su solicitud.
• Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
• El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de
Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la
legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el
artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de
2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las
modifiquen, deroguen o sustituyan.
10. VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de abril de
2017